O processo de estimativa de durações das atividades do cronograma usa as informações sobre: escopo de trabalho da atividade do cronograma, tipos de recursos necessários, estimativas das quantidades de recursos e calendários de recursos com as disponibilidades de recursos. As entradas das estimativas de duração da atividade do cronograma se originam da pessoa ou do grupo da equipe do projeto que está mais familiarizado com a natureza do conteúdo do trabalho na atividade do cronograma específica. A estimativa de duração é progressivamente elaborada e o processo considera a qualidade e disponibilidade dos dados de entrada. Por exemplo, conforme a engenharia do projeto e o trabalho de design se desenvolvem, dados mais precisos e detalhados ficam disponíveis e a exatidão das estimativas de duração aumenta. Dessa forma, a estimativa de duração pode se tornar cada vez mais exata e de melhor qualidade. O processo Estimativa de duração da atividade exige que a quantidade de esforço de trabalho necessária para terminar a atividade do cronograma seja estimada, que a quantidade prevista de recursos a ser aplicada para terminar a atividade do cronograma seja estimada e que o número de períodos de trabalho necessário para terminar a atividade do cronograma seja determinado. Todos os dados e premissas que dão suporte à estimativa de duração são documentados para cada estimativa de duração da atividade. A estimativa do número de períodos de trabalho necessário para terminar a atividade do cronograma pode exigir que se considere o tempo decorrido como um requisito relacionado ao tipo específico de trabalho. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos para elaboração de cronogramas lidará com essa questão usando um calendário de projeto e calendários de recursos de período de trabalho alternativos que geralmente são identificados pelos recursos que exigem períodos de trabalho específicos. As atividades do cronograma serão trabalhadas de acordo com o calendário de projeto e as atividades do cronograma para as quais os recursos estão atribuídos também serão trabalhadas de acordo com os calendários de recursos adequados.
A duração total do projeto é calculada como uma saída do processo Desenvolvimento do cronograma.
Entradas
Plano de gerenciamento de cronograma: O plano de gerenciamento do cronograma define o método usado e o nível de exatidão juntamente com outros critérios requeridos para estimar as durações das atividades, incluindo o ciclo de atualizações no projeto.
Lista de atividades:
Atributos da atividade:
Requisito de recursos das atividades: Os requisitos de recursos estimados da atividade terão um efeito na duração da mesma, já que o nível de atendimento dos requisitos pelos recursos designados influenciará significativamente a duração da maioria das atividades. Por exemplo, se recursos adicionais ou com menor nível de competência forem designados para uma atividade, pode ocorrer uma perda de eficiência ou produtividade devido a um aumento nas necessidades de comunicação, treinamento e coordenação, resultando em uma estimativa de duração mais longa.
Calendário de recurso: O calendário de recurso composto, desenvolvido como parte do processo Estimativa de recursos da atividade, inclui a disponibilidade, capacidades e habilidades dos recursos humanos. Também são considerados o tipo, quantidade, disponibilidade e capacidade, quando aplicáveis, dos recursos de equipamentos e material que poderiam influenciar de forma significativa a duração das atividades do cronograma. Por exemplo, se um funcionário sênior e um júnior forem designados em tempo integral, é esperado que o funcionário sênior termine normalmente uma determinada atividade do cronograma em menos tempo do que o júnior.
Especificação de escopo de projeto: As premissas e restrições da especificação do escopo do projeto são consideradas durante a estimativa das durações da atividade. Exemplos de premissas incluem, mas não estão limitados, a:
- Condições existentes,
- Disponibilidade de informações, e
- Duração dos períodos de preparação de relatórios.
Exemplos de restrições incluem, mas não estão limitados, a:
- Disponibilidade de recursos competentes, e
- Termos do contrato e requerimentos.
Registro de Riscos:
Estrutura analítica dos recursos:
Fatores ambientais da empresa: Uma ou mais das organizações envolvidas no projeto podem manter bancos de dados de estimativas de duração e de outros dados históricos de referência. Esse tipo de informação de referência também está disponível comercialmente. Esses bancos de dados são normalmente muito úteis quando as durações das atividades não são determinadas pelo conteúdo real do trabalho (por exemplo, quanto tempo leva a cura do concreto ou quanto tempo uma agência governamental demora para responder a certos tipos de solicitação).
Ativos de processos organizacionais: As informações históricas sobre as durações prováveis de muitas categorias de atividades estão freqüentemente disponíveis. Uma ou mais das organizações envolvidas no projeto podem manter registros dos resultados de projetos anteriores com detalhes suficientes para auxiliar no desenvolvimento de estimativas de duração. Em algumas áreas de aplicação, os membros individuais da equipe podem manter esses registros. Os ativos de processos organizacionais da organização executora podem conter alguns itens de ativos que podem ser usados na estimativa de duração da atividade, como calendário de projeto (um calendário de turnos ou dias trabalhados nos quais as atividades do cronograma são trabalhadas e de dias não trabalhados nos quais as atividades do cronograma ficam ociosas).
Ferramentas e Técnicas
Opinião especializada: As durações das atividades são freqüentemente difíceis de estimar devido aos vários fatores que podem influenciá-las, como níveis de recursos ou produtividade dos recursos. A opinião especializada, orientada pelas informações históricas, pode ser usada sempre que possível. Se essa especialização não estiver disponível, as estimativas de duração serão mais incertas e arriscadas.
Estimativa análoga: A estimativa análoga da duração significa usar a duração real de uma atividade anterior semelhante do cronograma como base para a estimativa da duração de uma futura atividade do cronograma. A estimativa análoga da duração é mais confiável quando as atividades anteriores são verdadeiramente, e não apenas aparentemente, semelhantes e os membros da equipe do projeto que preparam as estimativas possuem a especialização necessária.
Estimativa paramétrica: A estimativa da base das durações das atividades pode ser determinada quantitativamente multiplicando a quantidade de trabalho a ser realizado pelo valor da produtividade. Por exemplo, os valores da produtividade podem ser estimados em um projeto de design pelo número de desenhos multiplicado pelas horas de mão-de-obra de desenho ou em uma instalação de cabo em metros de cabo multiplicados pelas horas de mão-de-obra por metro. As quantidades totais de recursos são multiplicadas pelas horas de mão-de-obra por período de trabalho ou pela capacidade de produção por período de trabalho e divididas pelo número desses recursos que está sendo aplicado para determinar a duração da atividade em períodos de trabalho.
Estimativas de três pontos: A exatidão da estimativa de duração da atividade pode ser aumentada considerando o total de risco da estimativa original. As estimativas de três pontos se baseiam na determinação de três tipos de estimativas:
- Mais provável. A duração da atividade do cronograma, quando fornecidos os recursos com mais probabilidade de serem atribuídos, sua produtividade, as expectativas realistas de disponibilidade para a atividade do cronograma, as dependências de outros participantes e as interrupções.
- Otimista. A duração da atividade se baseia em um cenário para o melhor caso do que está descrito na estimativa mais provável.
- Pessimista. A duração da atividade se baseia em um cenário para o pior caso do que está descrito na estimativa mais provável.
Uma estimativa de duração da atividade pode ser construída usando uma média das três durações estimadas. Muitas vezes essa média irá fornecer uma estimativa de duração da atividade mais exata do que a estimativa mais provável de um único ponto.
Técnicas de tomada de decisão em grupo: Abordagens de equipe, tais como “brainstorming”, técnica Delphi ou técnica de grupo nominal são úteis para o engajamento dos membros da equipe a fim de melhorar a exatidão e o comprometimento com as estimativas emergentes. Ao envolver um grupo estruturado de pessoas que estão próximas da execução técnica do trabalho no processo de estimativa, são obtidas informações adicionais e estimativas mais precisas. Além disso, quando as pessoas estão envolvidas no processo de estimativa, o seu compromisso em alcançar as estimativas resultantes de tal processo aumenta.
Análise das reservas: As equipes de projetos podem optar por incorporar tempo adicional, chamado de reservas para contingências, reservas de tempo ou buffers ao cronograma total do projeto como reconhecimento do risco do cronograma. A reserva para contingências pode ser um percentual da estimativa de duração da atividade, um número fixo de períodos de trabalho ou pode ser desenvolvida pela análise quantitativa de riscos do cronograma. Essa reserva para contingências é documentada juntamente com outros dados e premissas relacionados.
Saídas
Estimativas de duração da atividade: As estimativas de duração da atividade são avaliações quantitativas do número provável de períodos de trabalho que serão necessários para terminar uma atividade do cronograma. As estimativas de duração da atividade incluem alguma indicação da faixa de resultados possíveis. Por exemplo: 2 semanas ± 2 dias para indicar que a atividade do cronograma terá uma duração de pelo menos oito dias e de não mais do que doze dias (considerando uma semana de trabalho de cinco dias). 15% de probabilidade de exceder três semanas para indicar uma alta probabilidade—85%—da duração da atividade do cronograma ser de três semanas ou menos.
Atributos da atividade (atualizações): Os atributos da atividade são atualizados para incluir as durações de cada atividade do cronograma, as premissas feitas no desenvolvimento das estimativas de duração da atividade e quaisquer reservas para contingências.
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