O processo Desenvolver a equipe do projeto melhora as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Os objetivos incluem:
- Aprimorar habilidades de membros da equipe para aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto
- Aprimorar sentimentos de confiança e coesão entre os membros da equipe para aumentar a produtividade através de um trabalho em equipe de melhor qualidade.
Exemplos de um trabalho em equipe eficaz incluem ajuda mútua quando houver desequilíbrio da carga de trabalho, comunicação adequada às preferências individuais e compartilhamento de informações e recursos. Os esforços de desenvolvimento da equipe apresentam maiores benefícios quando conduzidos no início, mas devem ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto.
Entradas
Designações de pessoal para o projeto: O desenvolvimento da equipe começa com uma lista dos membros da equipe do projeto. Os documentos de designação de pessoal para o projeto identificam as pessoas que estão na equipe.
Plano de gerenciamento de pessoal: O plano de gerenciamento de pessoal identifica as estratégias e os planos de treinamento para o desenvolvimento da equipe do projeto. Conforme o projeto se desenvolve, itens tais como premiações, feedback, treinamento adicional e ações disciplinares são adicionados ao plano como resultado das avaliações contínuas do desempenho da equipe e de outras formas de gerenciamento da equipe do projeto.
Disponibilidade de recursos: As informações de disponibilidade de recursos identificam os momentos em que os membros da equipe do projeto podem participar de atividades de desenvolvimento da equipe.
Ferramentas e Técnicas
Habilidades de gerenciamento geral: As habilidades interpessoais, às vezes conhecidas como “soft skills”, são especialmente importantes para o desenvolvimento da equipe. Através da compreensão dos sentimentos dos membros da equipe do projeto, da antecipação de suas ações, do reconhecimento de suas preocupações e do acompanhamento de seus problemas, a equipe de gerenciamento de projetos pode reduzir os problemas e aumentar a cooperação de modo significativo. Habilidades como empatia, influência, criatividade e facilitação de grupos são ativos valiosos durante o gerenciamento da equipe do projeto.
Treinamento: O treinamento inclui todas as atividades criadas para aprimorar as competências dos membros da equipe do projeto. O treinamento pode ser formal ou informal. Exemplos de métodos de treinamento incluem treinamento em sala de aula, on-line, baseado em computador, no trabalho oferecido por outro membro da equipe do projeto, aconselhamento e orientação. Se os membros da equipe do projeto não possuírem as habilidades técnicas ou de gerenciamento necessárias, essas habilidades poderão ser desenvolvidas como parte do trabalho do projeto. O treinamento agendado ocorre conforme definido no plano de gerenciamento de pessoal. O treinamento não planejado ocorre como resultado de observação, conversas e avaliações de desempenho do projeto realizadas durante o processo de controle de gerenciamento da equipe do projeto.
Atividades de formação da equipe: As atividades de formação da equipe podem variar desde um item de pauta de cinco minutos em uma reunião de avaliação do andamento até uma experiência externa com facilitadores profissionais criadas para aprimorar as relações interpessoais. Algumas atividades em grupo, como o desenvolvimento da EAP, podem não ser explicitamente criadas como atividades de formação da equipe, mas podem aumentar a coesão da equipe quando a atividade de planejamento é estruturada e facilitada de modo satisfatório. Também é importante estimular a comunicação e as atividades informais devido a sua função no desenvolvimento da confiança e no estabelecimento de boas relações de trabalho. As estratégias de formação da equipe são particularmente valiosas quando os membros da equipe trabalham virtualmente a partir de locais remotos, sem a vantagem do contato pessoal.
Regras básicas: As regras básicas estabelecem expectativas claras relativas ao comportamento aceitável de membros da equipe do projeto. O compromisso inicial com diretrizes claras diminui os mal-entendidos e aumenta a produtividade. O processo de discussão de regras básicas permite que os membros da equipe descubram valores importantes para todos. Todos os membros da equipe do projeto compartilham a responsabilidade de impor as regras uma vez que estejam estabelecidas.
Agrupamento: O agrupamento envolve a colocação de muitos ou todos os mais ativos membros da equipe do projeto no mesmo local físico para aprimorar sua capacidade de atuar como uma equipe. O agrupamento pode ser temporário, como em momentos estrategicamente importantes durante o projeto, ou durante todo o projeto. A estratégia de agrupamento pode incluir uma sala de reuniões, às vezes denominada sala de comando, com dispositivos de comunicação eletrônica, locais para divulgação de cronogramas e outras conveniências que melhoram a comunicação e um senso de comunidade. Embora o agrupamento seja considerado uma boa estratégia, o uso de equipes virtuais reduzirá a freqüência com que os membros da equipe são colocados juntos.
Reconhecimento e premiações: Parte do processo de desenvolvimento da equipe envolve o reconhecimento e a premiação de comportamentos desejáveis. Os planos originais relacionados a maneiras de premiar pessoas são desenvolvidos durante o planejamento de recursos humanos. As decisões de premiação são tomadas, formal ou informalmente, durante o processo de gerenciamento da equipe do projeto, através de avaliações de desempenho. Somente os comportamentos desejáveis devem ser premiados. Por exemplo, a disposição de trabalhar além do expediente para atender a um objetivo agressivo do cronograma deve ser premiada ou reconhecida; a necessidade de trabalhar além do expediente como resultado de um planejamento mal feito não deve ser premiada. Premiações do tipo ganhar-perder (soma zero) que podem ser alcançadas somente por um número limitado de membros da equipe do projeto, como membro da equipe do mês, podem prejudicar a coesão da equipe. A premiação de comportamentos do tipo ganhar-ganhar que todos podem alcançar, como enviar relatórios de progresso pontualmente, tende a aumentar o apoio entre os membros da equipe. O reconhecimento e as premiações devem considerar as diferenças culturais. Por exemplo, o desenvolvimento de premiações adequadas de equipes em uma cultura que incentiva o individualismo pode ser difícil.
Saídas
Avaliação do desempenho da equipe: Conforme os esforços de desenvolvimento como treinamento, formação da equipe e agrupamento são implementados, a equipe de gerenciamento de projetos faz avaliações informais ou formais da eficácia da equipe do projeto. Espera-se que as estratégias e as atividades eficazes de desenvolvimento da equipe aumentem o desempenho da equipe, o que aumenta a probabilidade de que os objetivos do projeto sejam atendidos. A avaliação da eficácia de uma equipe pode incluir indicadores como:
- Melhorias nas habilidades que permitem que uma pessoa realize as atividades atribuídas de modo mais eficaz
- Melhorias nas competências e nos sentimentos que ajudam a equipe a atuar melhor como um grupo
- Taxa de rotatividade de pessoal reduzida.
Referência
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK.4 ed. –EUA: Project Management Institute, 2008
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