Gerenciar a equipe do projeto envolve o acompanhamento do desempenho de membros da equipe, o fornecimento de feedback a resolução de problemas e a coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto. A equipe de gerenciamento de projetos observa o comportamento da equipe, gerencia conflitos, resolve problemas e avalia o desempenho de membros da equipe. Como resultado do gerenciamento da equipe do projeto, o plano de gerenciamento de pessoal é atualizado, as solicitações de mudança são apresentadas, os problemas são resolvidos, são fornecidas entradas para as avaliações de desempenho organizacional e as lições aprendidas são adicionadas ao banco de dados da organização. O gerenciamento da equipe do projeto é complicado quando membros da equipe prestam contas para um gerente funcional e também para o gerente de projetos dentro de uma organização matricial. O gerenciamento eficaz dessa dupla relação de subordinação muitas vezes é um fator crítico de sucesso para o projeto, e em geral é responsabilidade do gerente de projetos.
Entradas
Ativos de processos organizacionais: A equipe de gerenciamento de projetos deve utilizar as políticas, os procedimentos e os sistemas de uma organização para premiar funcionários durante o andamento de um projeto. Jantares de reconhecimento pela organização, certificados de agradecimento, folhetos informativos, quadros de avisos, websites, estruturas de bônus, uniformes da empresa e outros benefícios organizacionais devem estar disponíveis para a equipe de gerenciamento de projetos como parte do processo de gerenciamento de projetos.
Designações de pessoal para o projeto: As designações de pessoal para o projeto fornecem uma lista dos membros da equipe do projeto que serão avaliados durante esse processo de monitoramento e controle.
Funções e responsabilidades: Uma lista das funções e responsabilidades dos funcionários é usada para monitorar e avaliar o desempenho.
Organogramas do projeto: Os organogramas do projeto oferecem uma visão das relações hierárquicas entre os membros da equipe do projeto.
Plano de gerenciamento de pessoal: O plano de gerenciamento de pessoal lista os períodos de tempo em que se espera que os membros da equipe trabalhem no projeto, junto com informações como planos de treinamento, requisitos de certificação e problemas de conformidade.
Avaliação do desempenho da equipe: A equipe de gerenciamento de projetos realiza avaliações formais ou informais contínuas do desempenho da equipe do projeto. Através da avaliação contínua do desempenho da equipe do projeto, é possível tomar ações para resolver problemas, modificar a comunicação, abordar conflitos e melhorar a interação da equipe.
Informações sobre o desempenho do trabalho: Como parte do processo Orientar e gerenciar a execução do projeto, a equipe de gerenciamento de projetos observa diretamente o desempenho dos membros da equipe conforme ocorre. As observações relacionadas a áreas como participação em reuniões, acompanhamento de itens de ação e clareza na comunicação de um membro da equipe são consideradas durante o gerenciamento da equipe do projeto.
Relatórios de desempenho: Os relatórios de desempenho fornecem documentação sobre desempenho em relação ao plano de gerenciamento do projeto. Exemplos de áreas de desempenho que podem ajudar no gerenciamento da equipe do projeto incluem resultados de controle do cronograma, controle de custos, controle da qualidade, verificação do escopo e auditorias de aquisição. As informações dos relatórios de desempenho e das previsões relacionadas ajudam na determinação de futuros recursos humanos necessários, reconhecimento e premiações, e atualizações no plano de gerenciamento de pessoal.
Ferramentas e Técnicas
Observação e conversas: As observações e as conversas são usadas para manter o contato com o trabalho e as atitudes dos membros da equipe do projeto. A equipe de gerenciamento de projetos monitora indicadores como progresso em relação às entregas do projeto, realizações que são fonte de orgulho para membros da equipe e problemas interpessoais.
Avaliações de desempenho do projeto: A necessidade de avaliações formais ou informais de desempenho do projeto depende da extensão do projeto, da complexidade do projeto, da política organizacional, dos requisitos do contrato de mão-de-obra e da quantidade e da qualidade da comunicação regular. Os membros da equipe do projeto recebem feedback das pessoas que supervisionam seu trabalho do projeto. As informações de avaliação também podem ser coletadas de pessoas que interagem com os membros da equipe do projeto usando os princípios de feedback de 360º. O termo “360º” significa que o feedback relativo ao desempenho é fornecido para a pessoa que está sendo avaliada a partir de várias fontes, inclusive superiores, pares e subordinados. Os objetivos para a realização de avaliações de desempenho durante o andamento de um projeto podem incluir um novo esclarecimento de funções e responsabilidades, um tempo estruturado para garantir que os membros da equipe recebam o feedback positivo que não teriam condições de receber em um ambiente de muita agitação, a descoberta de problemas desconhecidos ou não resolvidos, o desenvolvimento de planos de treinamento individuais e o estabelecimento de metas específicas para futuros períodos de tempo.
Gerenciamento de conflitos: Um gerenciamento de conflitos bem-sucedido resulta em maior produtividade e relações de trabalho positivas. Fontes de conflito incluem recursos escassos, prioridades na elaboração de cronogramas e estilos pessoais de trabalho. Regras básicas da equipe, normas de grupo e práticas sólidas de gerenciamento de projetos, como planejamento das comunicações e definição de funções, reduzem a quantidade de conflitos. Quando gerenciadas adequadamente, as diferenças de opinião são saudáveis e podem aumentar a criatividade e melhorar a tomada de decisões. Quando as diferenças se tornam um fator negativo, os membros da equipe do projeto são inicialmente responsáveis pela resolução de seus próprios conflitos. Se o conflito aumentar, o gerente de projetos deverá ajudar a facilitar uma resolução satisfatória. O conflito deverá ser tratado no início e geralmente em particular, usando uma abordagem direta e colaborativa. Se o conflito prejudicial continuar, será necessário usar procedimentos cada vez mais formais, inclusive a possível utilização de ações disciplinares.
Registro de problemas: Conforme surgem problemas durante o gerenciamento da equipe do projeto, um registro por escrito pode documentar pessoas responsáveis pela resolução de problemas específicos até uma data alvo. O registro ajuda a equipe do projeto a monitorar problemas até o encerramento. A resolução de problemas aborda obstáculos que podem impedir que a equipe atinja suas metas. Esses obstáculos podem incluir fatores como diferenças de opinião, situações a serem investigadas e responsabilidades novas ou inesperadas que precisam ser atribuídas a alguém da equipe do projeto.
Saídas
Mudanças solicitadas: Mudanças de pessoal, por escolha ou por eventos incontroláveis, podem afetar o restante do plano do projeto. Quando problemas de pessoal irão prejudicar o plano do projeto, por exemplo, causando ampliação do cronograma ou estouros no orçamento, será possível processar uma solicitação de mudança através do processo Controle integrado de mudanças.
Ações corretivas recomendadas: Ações corretivas para o gerenciamento de recursos humanos incluem itens como mudanças de pessoal, treinamento adicional e ações disciplinares. As mudanças de pessoal podem incluir o deslocamento de pessoas para atribuições diferentes, a terceirização de algum trabalho e a substituição de membros da equipe que saem. A equipe de gerenciamento de projetos também determina como e quando devem ser anunciados um reconhecimento ou premiações com base no desempenho da equipe.
Ações preventivas recomendadas: Quando a equipe de gerenciamento de projetos identifica possíveis ou novos problemas de recursos humanos, é possível desenvolver ações preventivas para reduzir a probabilidade e/ou o impacto dos problemas antes que ocorram. As ações preventivas podem incluir treinamento em diferentes áreas para reduzir problemas durante ausências de membros da equipe do projeto, esclarecimento adicional de funções para garantir que todas as responsabilidades sejam cumpridas e mais tempo de pessoal prevendo o trabalho adicional que talvez seja necessário em um futuro próximo para atender aos prazos finais do projeto.
Ativos de processos organizacionais (atualizações): Entradas para avaliações de desempenho organizacional. Os funcionários do projeto em geral devem estar preparados para fornecer entradas para avaliações regulares de desempenho organizacional de qualquer membro da equipe do projeto com o qual interagem de modo significativo.
Documentação das lições aprendidas. Todo o conhecimento aprendido durante o projeto deve ser documentado de modo que se torne parte do banco de dados histórico da organização. As lições aprendidas na área de recursos humanos podem incluir:
- Organogramas do projeto, descrições de cargos e planos de gerenciamento de pessoal que podem ser salvos como modelos.
- Regras básicas, técnicas de gerenciamento de conflitos e eventos de reconhecimento que foram especialmente úteis.
- Procedimentos para equipes virtuais, agrupamento, negociação, treinamento e formação da equipe que foram comprovadamente bem-sucedidos
- Habilidades ou competências especiais de membros da equipe que foram descobertas durante o projeto.
- Problemas e soluções documentadas no registro de problemas do projeto.
Plano de gerenciamento do projeto (atualizações): Solicitações de mudança aprovadas e ações corretivas podem resultar em atualizações do plano de gerenciamento de pessoal, uma parte do plano de gerenciamento do projeto. Exemplos de informações de atualização do plano incluem novas funções de membros da equipe do projeto, treinamento adicional e decisões de premiação.
Referência
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK.4 ed. –EUA: Project Management Institute, 2008
Nenhum comentário:
Postar um comentário