Veja um Resumo da Matéria na Apresentação Acima.
Processo de definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas. Os requisitos incluem as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinador, cliente e outras partes interessadas. Estes requisitos precisam ser obtidos, analisados e registrados com detalhes suficientes para serem medidos uma vez que a execução do projeto se inicie.
Coletar os requisitos é definir e gerenciar as expectativas do cliente. Estes requisitos se transformam na fundação da EAP. O planejamento do custo, cronograma e da qualidade são todos construídos com base nesses requisitos.
Muitas organizações os categorizam em requisitos do projeto e requisitos do produto. Os requisitos do projeto (requisitos funcionais) podem incluir os de negócios, de gerenciamento do projeto, de entrega, etc. Os requisitos do produto (requisitos não funcionais) podem incluir informações sobre os requisitos técnicos, de segurança, de desempenho, etc.
Entradas
Plano de gerenciamento do escopo: O plano de gerenciamento do escopo esclarece como equipes do projeto determinarão que tipo de requisitos devem ser coletados para o projeto.
Plano de gerenciamento dos requisitos: O plano de gerenciamento dos requisitos fornece o processo que será usado em todo o processo Coletar os requisitos, a fim de definir e documentar as necessidades das partes interessadas.
Plano de gerenciamento das partes interessadas: O plano de gerenciamento das partes interessadas é usado para entender os requisitos de comunicações das partes interessadas e o nível do engajamento das mesmas a fim de avaliá-los e adaptá-los ao nível de participação das partes interessadas nas atividades dos requisitos.
Termo de abertura do projeto:
Registro das partes interessadas: O registro das partes interessadas é usado para identificar as partes que podem fornecer informações detalhadas sobre requisitos do projeto e do produto.
Ferramentas e Técnicas
Entrevistas: Uma entrevista é um meio formal ou informal de se descobrir informações das partes interessadas através de conversas diretas com as mesmas. Normalmente é feita através de perguntas preparadas ou espontâneas e do registro das respostas. São frequentemente conduzidas individualmente, mas podem envolver múltiplos entrevistadores e/ou entrevistados.
Dinâmicas de grupo: As dinâmicas de grupo unem as partes interessadas pré-qualificadas e especialistas no assunto para aprender a respeito das suas expectativas e atitudes sobre um produto, serviço ou resultado proposto. Um moderador treinado guia o grupo através de uma discussão interativa, planejada para ser mais informal do que uma entrevista individual.
Oficinas: Oficinas são sessões focadas que unem as partes interessadas multifuncionais para definir os requisitos do produto. É considerada uma técnica primária para definir rapidamente requisitos multifuncionais e de reconciliar as diferenças entre as partes interessadas. Por causa da sua natureza de grupo interativa, sessões bem dirigidas podem gerar confiança, desenvolver relações e aprimorar a comunicação entre os participantes, o que pode levar ao consenso entre as partes interessadas. Outro benefício dessa técnica é que problemas podem ser descobertos e resolvidos mais rapidamente do que em sessões individuais. Por exemplo, oficinas chamadas de sessões de Joint Application Design (JAD) são usadas na indústria de desenvolvimento de software.
Técnicas de criatividade em grupo: Muitas atividades em grupo podem ser organizadas para identificar os requisitos do projeto e do produto. Algumas das técnicas de criatividade em grupo que podem ser usadas são:
- Brainstorming. Uma técnica usada para gerar e coletar múltiplas ideias relacionadas aos requisitos do projeto e do produto.
- Técnica de grupo nominal. Essa técnica amplia o brainstorming adicionando um processo de votação para ordenar as melhores ideias e as levando para um brainstorming adicional ou priorização.
- A técnica Delphi. Um seleto grupo de especialistas responde questionários e fornece comentários a respeito das respostas de cada rodada de coleta de requisitos. Para manter o anonimato, as respostas só ficam disponíveis ao facilitador.
- Mapas mentais. Ideias criadas através de brainstorming individuais são consolidadas num único mapa mental que reflete a existência de atributos comuns e diferenças de entendimento, além de gerar novas ideias.
- Diagrama de afinidade. Essa técnica permite que um grande número de ideias seja organizado em grupos para revisão e análise.
Técnicas de tomada de decisão em grupo: A tomada de decisões em grupo é um processo de avaliação de múltiplas alternativas onde uma resolução com ações futuras é esperada. Essas podem ser utilizadas para gerar, classificar e priorizar os requisitos do produto.
Existem muitos métodos para se chegar a uma decisão em grupo, por exemplo:
- Unanimidade. Todos concordam com uma única solução.
- Maioria. Suporte de mais de 50% dos membros do grupo.
- Pluralidade. O maior bloco no grupo decide, mesmo que a maioria não seja alcançada.
- Ditadura. Um indivíduo decide pelo grupo.
Quase todos os métodos descritos previamente podem ser aplicados às técnicas de grupo usadas no processo Coletar os requisitos.
Questionários e Pesquisas: Questionários e pesquisas são conjuntos escritos de questões projetadas para acumular rapidamente informações a partir de um amplo número de entrevistados. Questionários e/ou pesquisas são mais apropriados para grandes audiências, quando uma resposta rápida é necessária e quando uma análise estatística é apropriada.
Observações: As observações fornecem uma maneira direta de se examinar indivíduos em seu ambiente e como desempenham o seu trabalho ou tarefas e executam processos. É particularmente útil para processos detalhados quando as pessoas que usam o produto têm dificuldade ou relutam em expressar os seus requisitos. A observação é normalmente feita externamente pelo observador examinando o usuário executando o seu trabalho. Também pode ser feita por um “observador participante” que de fato realiza um processo ou procedimento para experimentar como o mesmo é feito e descobrir requisitos escondidos.
Protótipos: Construir um protótipo é um método para se obter respostas iniciais sobre os requisitos através de um modelo funcional do produto esperado, antes de construí-lo. Já que protótipos são tangíveis, eles permitem que as partes interessadas façam experiências com um modelo do seu produto final ao invés de somente discutirem representações abstratas dos seus requisitos. Protótipos suportam o conceito de elaboração progressiva, pois são usados em ciclos iterativos de criação de modelos em tamanho natural, experimentos de usuário, geração de opiniões e revisão do protótipo. Quando suficientes ciclos de coletas de feedback forem realizados, os requisitos obtidos do mesmo estarão completos para se partir para a fase de concepção ou construção.
Saídas
Documentação dos requisitos: A documentação descreve como os requisitos individuais atendem às necessidades do negócio para o projeto. Esses podem começar em um alto nível e progressivamente se tornar mais detalhados conforme mais detalhes são conhecidos. Antes das linhas de base serem estabelecidas, os requisitos devem ser não-ambíguos (mensuráveis e passíveis de testes), investigáveis, completos, consistentes e aceitáveis para as principais partes interessadas. O formato de um documento de requisitos pode variar de uma simples lista categorizada por partes interessadas e prioridades a formas mais elaboradas contendo um resumo executivo, descrições detalhadas e anexos.
Os componentes da documentação podem incluir, mas não estão limitados a:
- A necessidade do negócio ou oportunidade a ser aproveitada, descrevendo as limitações da situação atual e por que o projeto foi empreendido;
- Objetivos do negócio e do projeto para permitir rastreamento;
- Requisitos funcionais descrevendo processos de negócio, informações e interação com o produto de forma apropriada a ser documentada textualmente numa lista de requisitos, em modelos ou ambos;
- Requisitos não funcionais, tais como nível de serviço, desempenho, cuidados, segurança, atendimento a leis e regulamentos, suportabilidade, retenção/descarte, etc.;
- Requisitos de qualidade;
- Critérios de aceitação;
- Regras de negócio declarando os princípios e as diretrizes da organização;
- Impactos em outras áreas organizacionais tais como a central de atendimento, força de vendas, áreas de tecnologia;
- Impactos em outras entidades internas ou externas à organização;
- Requisitos de suporte e treinamento e
- Premissas e restrições dos requisitos.
Plano de gerenciamento dos requisitos: O plano de gerenciamento dos requisitos documenta como os mesmos serão analisados, documentados e gerenciados do início ao fim do projeto. A relação fase a fase, influencia fortemente como os requisitos são gerenciados. O gerente de projetos deve escolher a relação mais efetiva para o projeto e documentar essa abordagem no plano de gerenciamento dos requisitos. Muitos dos documentos do mesmo são baseados nessa relação.
Os componentes do plano de gerenciamento dos requisitos podem incluir, mas não estão limitados a:
- Como as atividades dos requisitos serão planejadas, rastreadas e relatadas;
- Atividades de gerenciamento da configuração tais como: de que modo as mudanças dos requisitos do produto, serviço ou resultado serão iniciadas, como os impactos serão analisados, como serão rastreados, monitorados e relatados, assim como os níveis de autorização necessários para aprovar tais mudanças;
- Processo de priorização dos requisitos;
- Métricas do produto que serão usadas e os argumentos que justificam usá-las e
- Estrutura de rastreabilidade, ou seja, que atributos dos requisitos serão captados na matriz de rastreabilidade e a que outros documentos de requisitos do projeto estarão ligados.
Matriz de rastreabilidade de requisitos: Uma tabela que liga os requisitos às suas origens e os rastreia durante todo o ciclo de vida do projeto. A utilização de uma matriz de rastreabilidade ajuda a garantir que cada requisito adiciona valor de negócio através da sua ligação aos objetivos de negócio e aos objetivos do projeto. Fornece um meio de rastreamento do início ao fim do ciclo de vida do projeto, ajudando a garantir que os requisitos aprovados na documentação sejam entregues no final do projeto. Finalmente, fornece uma estrutura de gerenciamento das mudanças do escopo do produto.
Esse processo inclui, mas não está limitado ao delineamento dos:
- Requisitos das necessidades do negócio, oportunidades, metas e objetivos;
- Requisitos para os objetivos do projeto;
- Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto;
- Requisitos para o design do produto;
- Requisitos para o desenvolvimento do produto;
- Requisitos para o teste de estratégia e de cenários e
- Requisitos de alto nível para requisitos mais detalhados.
Os atributos associados a cada requisito devem ser registrados na matriz de rastreabilidade. Esses auxiliam a definição de informações chave a respeito do requisito. Os atributos típicos usados na matriz podem incluir: um identificador único, uma descrição textual do requisito, os argumentos para a sua inclusão, proprietário, fonte, prioridade, versão, acompanhamento atual (tal como ativo, cancelado, adiado, adicionado, aprovado) e a data de conclusão. Atributos adicionais para garantir que o requisito satisfaça às partes interessadas podem incluir estabilidade, complexidade e critérios de aceitação.
Referência
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK.4 ed. –EUA: Project Management Institute, 2008
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