Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. O principal benefício deste processo é a identificação e a documentação da abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.
Na maioria dos projetos, o planejamento das comunicações é feito bem no início como, por exemplo,
durante o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto. Isso permite que os recursos adequados, tais como tempo e orçamento, sejam alocados às atividades de comunicação.
Comunicação eficaz significa que as informações são fornecidas no formato correto, na hora certa, ao público certo e com o impacto necessário. Comunicação eficiente significa fornecer somente as informações que são necessárias. Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar as informações do projeto, as necessidades de informação e os métodos de distribuição podem variar muito. Além disso, os métodos de armazenamento, recuperação e disposição final das informações do projeto devem ser considerados e documentados de forma apropriada durante o processo. Os pontos importantes que podem precisar ser considerados incluem, mas não estão limitados, a:
- Quem precisa de quais informações, e quem está autorizado a acessar tais informações;
- Quando as informações serão necessárias;
- Onde as informações devem ser armazenadas;
- O formato em que as informações devem ser armazenadas;
- Como as informações podem ser recuperadas; e
- Se o fuso horário, as barreiras linguísticas e as considerações multiculturais devem ser levados em consideração.
Os resultados do processo Planejar o gerenciamento das comunicações devem ser analisados periodicamente durante o projeto e revisados conforme necessário para garantir a aplicabilidade contínua.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto: O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado.
Registro das partes interessadas: O registro das partes interessadas fornece as informações necessárias para planejar a comunicação com as partes interessadas do projeto.
Fatores ambientais da empresa: O processo Planejar o gerenciamento das comunicações está estreitamente vinculado aos fatores ambientais da empresa, já que a estrutura da organização terá um efeito importante nos requisitos de comunicações do projeto. Todos os fatores ambientais da empresa são usados como entradas para esse processo, uma vez que as comunicações precisam ser adaptadas ao ambiente do projeto.
Ativos de processos organizacionais: Todos os ativos de processos organizacionais descritos são usados como entradas para o processo Planejar o Gerenciamento das Comunicações. Entre eles, as lições aprendidas e as informações históricas são particularmente importantes porque podem fornecer uma visão melhor tanto das decisões tomadas em relação a questões de comunicação quanto dos resultados dessas decisões em projetos anteriores semelhantes. Elas podem ser usadas como orientações para planejar as atividades de comunicação para o projeto atual.
Ferramentas e Técnicas
Análise dos requisitos das comunicações: A análise dos requisitos das comunicações resulta na soma das necessidades de informações das partes interessadas no projeto. Esses requisitos são definidos combinando o tipo e o formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações. Os recursos do projeto são gastos somente na comunicação das informações que contribuem para o sucesso ou nos pontos em que uma falta de comunicação pode conduzir ao fracasso. Isso não significa que “más notícias” não devam ser compartilhadas; a intenção é simplesmente evitar sobrecarregar as partes interessadas com minúcias. O gerente de projetos deve considerar o número de canais ou caminhos de comunicação possíveis como um indicador da complexidade das comunicações em um projeto. O número total de canais de comunicação é n(n-1)/2, em que n = número de partes interessadas. Assim, um projeto com 10 partes interessadas possui 45 canais de comunicação possíveis. Um componente importante do planejamento das comunicações do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá quais informações. As informações normalmente necessárias para determinar os requisitos das comunicações do projeto incluem:
- Organogramas
- A organização do projeto e as relações das responsabilidades entre as partes interessadas
- Disciplinas, departamentos e áreas de especialização envolvidos no projeto
- Logística de quantas pessoas serão envolvidas no projeto e em que locais
- Necessidades internas de informações (por exemplo, a comunicação nas organizações)
- Necessidades externas de informações (por exemplo, a comunicação com as contratadas ou com os meios de comunicação)
- Informações sobre as partes interessadas.
Tecnologia das comunicações: As metodologias usadas para transferir informações entre as partes interessadas no projeto podem variar significativamente. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projetos pode incluir desde conversas breves até reuniões demoradas ou incluir como métodos de comunicação desde simples documentos por escrito até itens que podem ser acessados on-line (por exemplo, cronogramas e bancos de dados). Os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o projeto incluem:
- A urgência da necessidade de informações. O sucesso do projeto depende da pronta disponibilidade de informações atualizadas freqüentemente ou relatórios por escrito emitidos regularmente seriam suficientes?
- A disponibilidade de tecnologia. Os sistemas já implantados são adequados ou o projeto precisa de mudanças para poder dar suporte adequado?
- A formação de pessoal esperada do projeto. Os sistemas de comunicações propostos são compatíveis com a experiência e especialização dos participantes do projeto ou há necessidade de treinamento e aprendizado extensos?
- A duração do projeto. É provável que a tecnologia disponível mude antes de o projeto terminar?
- O ambiente do projeto. A equipe se reúne e opera com a presença física dos membros ou em um ambiente virtual?
Modelos de comunicações: Um modelo básico de comunicação, demonstra como as informações são enviadas e recebidas entre duas partes definidas como o emissor e o receptor. Os principais componentes do modelo incluem:
- Codificação. Traduzir pensamentos ou ideias em uma linguagem que seja compreendida pelos outros.
- Mensagem e feedback. A saída da codificação.
- Meio. O método usado para transmitir a mensagem.
- Ruído. Qualquer fator que interfira na transmissão e na compreensão da mensagem (como distância, tecnologia desconhecida, falta de informações prévias).
- Decodificação. Reconverter a mensagem em pensamentos ou ideias significativas.
Métodos de comunicação: Existem vários métodos de comunicação usados para compartilhar informações entre as partes interessadas no projeto. Esses métodos podem ser classificados de um modo geral em:
- Comunicação interativa. Entre duas ou mais partes que estão realizando uma troca de informações multidirecional. É a forma mais eficiente de garantir um entendimento comum por todos os participantes sobre determinados tópicos. Inclui reuniões, telefonemas, videoconferências, etc.
- Comunicação ativa (push). Encaminhada para destinatários específicos que precisam saber das informações. Garante que as informações sejam distribuídas mas não verifica se chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo. A comunicação ativa inclui cartas, memorandos, relatórios, emails, faxes, correio de voz, comunicados de imprensa, etc.
- Comunicação passiva (pull). Usada para volumes muito grandes de informações ou para um público muito grande, requer que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu próprio critério. Esses métodos incluem sites de intranet, e-learning, repositórios de conhecimentos, etc.
O gerente de projetos decide, com base nos requisitos de comunicações, quais métodos de comunicações serão usados no projeto, como e quando.
Reuniões: O processo Planejar o gerenciamento das comunicações requer a discussão e o diálogo com a equipe do projeto para determinar a maneira mais apropriada de atualizar e comunicar as informações do projeto, e para responder às solicitações das várias partes interessadas nessas informações.
Essas discussões e diálogo são normalmente facilitados através de reuniões que podem ser conduzidas presencialmente ou online e em vários locais, tais como o local do projeto ou do cliente. Há vários tipos de reuniões de projetos em que as comunicações do projeto podem ocorrer. A maioria das reuniões de projetos são de partes interessadas que se reúnem para resolver problemas ou tomar decisões. Embora as discussões informais possam ser interpretadas como uma reunião, a maioria das reuniões de projeto são mais formais, com horário, local e agenda pré-organizados. As reuniões típicas começam com uma lista de questões a serem discutidas, que são circuladas com antecedência com minutas e outras informações documentadas especificamente para a reunião. As informações são então distribuídas entre as outras partes interessadas apropriadas, conforme necessário.
Saídas
Plano de gerenciamento das comunicações: O plano de gerenciamento das comunicações faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento das comunicações fornece:
- Os requisitos de comunicação das partes interessadas
- As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes
- A pessoa responsável pela comunicação das informações
- A pessoa ou os grupos que receberão as informações
- Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, email e/ou comunicados à imprensa
- A freqüência da comunicação, como, por exemplo, semanal
- Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo
- O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança
- Glossário da terminologia comum.
- Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de autorização possível, lista de relatórios, planos de reuniões, etc.;
- Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou normas específicas, tecnologias, políticas organizacionais, etc.
O plano de gerenciamento das comunicações pode também incluir diretrizes para reuniões de andamento do projeto, reuniões da equipe do projeto, reuniões eletrônicas e emails. O plano de gerenciamento das comunicações pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genérico, e pode se basear nas necessidades do projeto. O plano de gerenciamento das comunicações faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto geral. Os exemplos de atributos de um plano de gerenciamento das comunicações podem incluir:
- Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas.
- Objetivo. A razão da distribuição dessas informações.
- Frequência. A freqüência de distribuição dessas informações.
- Datas de início/conclusão. O prazo para a distribuição das informações.
- Formato/meio físico. O layout das informações e o método de transmissão.
- Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.
O planejamento das comunicações freqüentemente envolve a criação de entregas adicionais que, por sua vez, exigem mais tempo e esforço. Portanto, a estrutura analítica do projeto, o cronograma do projeto e o orçamento do projeto são atualizados de acordo.
Atualizações nos documentos do projeto: Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:
- Cronograma do projeto, e
- Registro das partes interessadas
Referência
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK.4 ed. –EUA: Project Management Institute, 2008
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