Gerenciamento de Projetos - Comunicação - Visão Geral

O gerenciamento das comunicações de um projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização. A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto.

• Planejar o gerenciamento das comunicações: O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.
• Gerenciar as comunicações: O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.
• Controlar as comunicações: O processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.

As atividades de comunicação envolvidas nesses processos podem ter frequentemente muitas dimensões potenciais que devem ser consideradas, incluindo, mas não se limitando a: 

• Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o público); 
• Formal (relatórios, minutas, instruções) e informal (emails, memorandos, discussões ad hoc); 
• Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas); 
• Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); e 
• Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal). 

A maioria das habilidades de comunicação é comum ao gerenciamento geral e ao gerenciamento do projeto e incluem, sem se limitar a: 

• Escutar ativamente e de modo eficaz; 
• Perguntar, discutindo ideias e situações para assegurar um entendimento melhor; 
• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz; 
• Levantar dados para identificar ou confirmar as informações; 
• Definir e administrar as expectativas; 
• Persuadir uma pessoa, equipe ou organização a executar uma ação; 
• Motivar para encorajar ou reassegurar; 
• Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados; 
• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes; 
• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos; e 
• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes. 

As habilidades de comunicação não são as mesmas das comunicações de gerenciamento de projetos, mas estão relacionadas a elas. A arte da comunicação é um assunto amplo e envolve um conjunto de conhecimentos significativo incluindo: 

• Modelos emissor-receptor. Loops de feedback e barreiras à comunicação. 
• Escolha dos meios de comunicação. Quando se comunicar por escrito ou verbalmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando se comunicar pessoalmente ou por e-mail. O meio de comunicação escolhido para as atividades de comunicação dependerá da situação. 
• Estilo de redação. Voz ativa ou passiva, estrutura da frase e escolha das palavras. 
• Técnicas de apresentação. Linguagem corporal e design de recursos visuais. 
• Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma pauta e tratamento de conflitos. 

Um modelo básico de comunicação demonstra como as idéias ou informações são enviadas e recebidas entre duas partes, definidas como o emissor e o receptor. Os principais componentes do modelo incluem: 

• Codificar. Traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem que seja entendida pelas outras pessoas. 
• Mensagem. A saída da codificação. 
• Meio físico. O método usado para transmitir a mensagem. 
• Ruído. Tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância). 
• Decodificar. Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias significativos. 

O reconhecimento significa que o receptor sinaliza o recebimento da mensagem, mas não necessariamente a concordância com ela. Outra ação é a resposta a uma mensagem, que significa que o receptor decodificou, entende e está respondendo à mensagem.

Os componentes do modelo de comunicações precisam ser considerados na discussão das comunicações do projeto. O uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessadas no projeto envolve vários desafios. Considere uma equipe multinacional de projetos altamente técnica. A comunicação bem-sucedida de um conceito técnico de um membro da equipe para outro membro da equipe em um país diferente pode envolver a codificação da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando várias tecnologias e a decodificação dessa mensagem pelo receptor. Qualquer ruído introduzido no caminho irá comprometer o significado original da mensagem. Uma deterioração das comunicações pode ter impacto negativo no projeto.

Referência

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK.4 ed. –EUA: Project Management Institute, 2008