Gerenciamento de Projetos - Custos - Controlar Custos

Atividades relacionadas a um controle de custo eficaz de um projeto, mas não estão limitadas, a: 

• Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos
• Garantir que houve um acordo em relação às mudanças solicitadas
• Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem
• Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassam o financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto
• Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base dos custos
• Registrar exatamente todas as mudanças adequadas em relação à linha de base dos custos relatados ou na utilização de recursos
• Informar as partes interessadas adequadas sobre mudanças aprovadas
• Agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites aceitáveis

Controlar custos (Entradas)

• Linha de base dos custos e plano de gerenciamento de custos
• Necessidade de financiamento do projeto
• Relatório de desempenho
• Informações sobre o desempenho do trabalho
  • Entregas terminadas e ainda não terminadas
  • Custos autorizados e incorridos
  • Estimativas para terminar as atividades do cronograma
  • Percentual fisicamente terminado das atividades do cronograma
• Solicitações de mudanças aprovadas
• Plano de gerenciamento de projeto

Controlar custos (Ferramentas e técnicas)

• Gerenciamento do valor agregado: A técnica do valor agregado TVA compara o valor cumulativo do custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real). Essa técnica é especialmente útil pra controle de custos, gerenciamento de recursos e produção.
  • Valor planejado VP: é o custo orçado.
  • Valor agregado VA: é uma quantia orçada para o trabalho realmente terminado na ativiadade.
  • Custo real CR: é o custo total incorrido na realização do trabalho. Este deve corresponder em definição e em cobertura a tudo o que foi orçado para o VP e o VA
  • Estimativa para terminar EPT e estimativa no término ENT
  • Variação de custos VC: é igual VC = VA – CR
  • Variação de prazos VP: é igual VP = VA – VP
  • Índice de desempenho de custos IDC: Um valor menor que 1.0 indica um estouro nos custos estimados, um valor maior que 1.0 indica custos estimados não atingidos. IDC = VA/CR
  • IDC cumulativo: Amplamente usado para prever os custos do projeto no término. IDCc = Vac / Crc
  • Índice de desempenho de prazos IDP: usado em adição ao andamento do cronograma para prever a data de término e às vezes é usado junto com o IDC. IDP = VA / VP
• Previsão: As técnicas de previsão ajudam a avaliar os custos ou a quantidade de trabalho para terminar atividades do cronograma, o que é denominado ENT e também ajudam a determinar a EPT, que é a estimativa para terminar o trabalho.
• EPT baseada em nova estimativa: é igual à estimativa revisada para o trabalho restante.
  • EPT baseada em variações atípicas. Esta abordagem é mais frequente quando as variações atuais são consideradas atípicas. EPT = (ONT -Vac)
  • EPT baseada em variações típicas, é mais usada quando as variações atuais são consideradas típicas de variações futuras. EPT=(ONT – Vac) / IDCc
• ENT previsão do valor total mais provável baseada no desempenho do projeto e na quantificação do risco.
  • ENT usando uma nova estimativa: é igual aos custos reais até a data atual Crc mais uma nova EPT fornecida pela organização executora.
  • ENT usando o orçamento restante: é igual ao Crc mais o orçamento necessário para terminar o trabalho restante, que é o orçamento no término ONT menos o valor agregado VA. Abordagem mais usada quando as variações são consideradas atípicas. ENT = Crc + ONT – VA
  • ENT usando IDCc: é igual aos custos reais atpe a data atual Crc mais o orçamento para terminar o trabalho do projeto restante. ENT = Crc +((ONT – VA) / IDCc).
• Índice de desempenho para término IDPT: é uma métrica de desempenho de custos que deve ser alcançado como os recursos restantes a fim de cumprir uma meta especificada de gerenciamento, expressa como a razão do custo pra terminar o trabalho restante em relação ao orçamento restante. Equação para o IDPT baseado no ONT: (ONT – VA) / (ONT – CR)
• Análises de desempenho do projeto
  • Análise da variação: envolve a comparação do desempenho real do projeto com o desempenho planejado ou esperado.
  • Análise das tendências: envolve o exame do desempenho do projeto ao longo do tempo para determinar se o desempenho está melhorando ou piorando.
  • Técnica do valor agregado: compara o desempenho planejado ao desempenho real.
• Software de gerenciamento de projetos: assim como planilhas computadorizadas são frequentemente utilizados para monitorar o VP em relação ao CR para prever efeitos de mudança ou variações.
• Gerenciamento de variações

Controlar os custos (Saídas)

• Informações sobre o desempenho do trabalho
• Previsão de custos
• Solicitações de mudança
• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
  • Linha de base dos custos
  • Plano de gerenciamento dos custos
• Atualizações nos documentos do projeto
• Atualizações nos ativos de processos organizacionais
• Causas das variações
• Ação corretiva escolhida e suas razões
• Bancos de dados financeiros
• Outro tipo de lições aprendidas a partir do controles de custos do projeto.

Tabela com todas as variáveis e cálculos que podem ser realizados para a previsão de custos e prazos.

Referência

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK.4 ed. –EUA: Project Management Institute, 2008